Häufig gestellte Fragen

Beedux ist eine cloudbasierte B2B-Plattform für Genehmigungsworkflows und Entscheidungs-Governance. Sie hilft Unternehmen, Genehmigungen, Anfragen, Audit-Trails, Rollen und die Entscheidungshistorie in einem System zu verwalten, das dem Unternehmen selbst gehört. Anfragen, Dokumente und Entscheidungen — darunter Bestellungen, Rechnungen, Angebote, AR/AP-Dokumente, Beschaffungsanfragen, HR-Anfragen, rechtliche Prüfungen und operative Genehmigungen — laufen durch mehrstufige, bedingte Genehmigungsworkflows, mit vollständigem Audit-Trail, rollenbasierter Zugriffssteuerung, Entscheidungshistorie und integrierten Auswertungen.

Chat-Verläufe, Postfächer und Tracking-Tabellen verteilen Genehmigungen über private Konten, sodass Kontext, Zuständigkeit und Nachweise verloren gehen. Beedux hält jede Anfrage in einem Nachweis, der dem Arbeitsbereich gehört — mit Genehmigern, Kommentaren, Anhängen, Zeitstempeln und der endgültigen Entscheidung an einem Ort. So gehen Entscheidungen an die richtigen Personen und bleiben später leicht nachprüfbar.

Beedux ist für Teams in Finanzen, Einkauf, HR, Recht und Operations gebaut — darunter CFOs, Controller, Einkaufsleitungen, HR-Verantwortliche, Rechtsabteilungen und Operations-Leitungen in mittelgroßen und größeren Unternehmen. Es eignet sich für jedes Team, das strukturierte, prüfbare Genehmigungen braucht und Anfragen und Entscheidungen aus WhatsApp, E-Mail oder privaten Chats in einen gesteuerten Workflow holen möchte — insbesondere bei mehreren Einheiten oder Tochtergesellschaften.

Nein. Beedux ist breit für B2B-Teams gebaut — Finanzen, Einkauf, HR, Operations und Recht — und für jedes Team, dessen Entscheidungen nachvollziehbar bleiben müssen. Wenn eine Anfrage ein Ja, eine zuständige Person und einen Nachweis braucht, passt sie zu Beedux.

Sie können über die Schaltfläche „Konto erstellen“ ein Konto anlegen und Ihren Arbeitsbereich, Ihre Organisation, die Rollen und Ihren ersten Genehmigungsworkflow selbst einrichten. Während des offenen Soft Launch werden keine Zahlungsdaten erhoben, solange der Online-Checkout vorbereitet wird. Sie möchten lieber Unterstützung vom Team? Schreiben Sie an [email protected]. Bestehende Nutzer können sich jederzeit über den Link „Anmelden“ anmelden.

Technisches Vorwissen ist nicht nötig. Die Plattform ist für Fachleute aus Finanzen und Operations gemacht — nicht für Entwickler. Workflows konfigurieren, bedingte Weiterleitungsregeln einrichten, Teammitglieder einladen und Dokumente verwalten geschieht vollständig über eine grafische Oberfläche, ganz ohne Programmierung.

Ja. Während des offenen Soft Launch können Arbeitsbereiche die aktuelle Plattform nutzen, ohne Zahlungsdaten anzugeben, solange der Online-Checkout vorbereitet wird.

Nein. Sie können sofort ein Konto erstellen und Ihren Arbeitsbereich einrichten — ohne Warteliste. Eine E-Mail an [email protected] ist optional, wenn das Team Sie bei der Tarifwahl oder der Einrichtung unterstützen soll. Es werden keine Zahlungsdaten erhoben — der Online-Checkout wird vorbereitet.

Starter passt zu kleinen Teams, die mit gesteuerten Genehmigungen starten. Business passt zu wachsenden Teams mit mehr Abteilungen und Weiterleitungsbedarf. Professional passt zu größeren Arbeitsbereichen mit hohem Anfragevolumen und Governance-Anforderungen. Die vollständigen Grenzen finden Sie auf der Preisseite — oder Sie erstellen ein Konto und laden Ihr Team zum Ausprobieren ein.

Die Preise sind auf der Preisseite veröffentlicht. Der Online-Checkout wird vorbereitet, und die Abrechnung wird aktiviert, sobald unsere Paddle-Einrichtung abgeschlossen ist. Ihnen wird niemals etwas berechnet, ohne dass Sie ausdrücklich einen Tarif abonnieren.

Noch nicht. Die Abrechnung wird über Paddle, unseren Zahlungsdienstleister, vorbereitet, und Zahlungen sind noch nicht aktiv. Die Kontoseite zeigt Tarif und Nutzung Ihres Arbeitsbereichs; es gibt nichts zu bezahlen und nichts zu kündigen. Bei Fragen zur Abrechnung schreiben Sie an [email protected].

Beedux unterstützt fünf Dokumenttypen von Haus aus: Kreditorenbuchhaltung (AP), Debitorenbuchhaltung (AR), Bestellungen (PO), Angebote und Beschaffungsanfragen. Jeder Typ hat seine eigene Weiterleitungskonfiguration. Sie können innerhalb derselben Organisation für jeden Dokumenttyp andere Genehmigungsregeln festlegen.

Bedingte Weiterleitung bedeutet, dass das System anhand von Regeln, die Sie festlegen, automatisch den passenden Genehmigungsworkflow auswählt. Zum Beispiel: „Wenn es sich um eine Bestellung über 50.000 $ handelt, sind drei Genehmiger einschließlich des CFO erforderlich.“ Sie legen die Bedingungen fest (Dokumenttyp, Betragsschwelle und Antragsteller), und die Plattform übernimmt die Weiterleitung automatisch — ohne manuelles Sortieren.

Bei sequenziellen Genehmigungen handelt jeder Genehmiger in einer festen Reihenfolge (Schritt 1 ist abgeschlossen, bevor Schritt 2 beginnt). Parallele Genehmigungen erlauben zwei oder mehr Genehmigern die gleichzeitige Prüfung — das verkürzt die Durchlaufzeit deutlich. So können etwa Ihre Rechtsabteilung und Ihre Finanzleitung einen Vertrag gleichzeitig prüfen, statt aufeinander zu warten. Sie können beide Formen innerhalb desselben Workflows kombinieren.

Administratoren und Kontoinhaber können einen offenen Genehmigungsschritt direkt im Dokument einem anderen berechtigten Mitglied neu zuweisen. Überfällige Genehmigungen lösen außerdem Eskalationserinnerungen an die zugewiesenen Genehmiger aus, damit Entscheidungen nicht still steckenbleiben.

Ein Workflow kann bis zu 50 Schritte umfassen und dabei sequenzielle und parallele Stufen kombinieren. In der Praxis kommen die meisten Genehmigungsprozesse mit 2–6 Schritten aus; längere Ketten sind für hochwertige Beschaffungen möglich.

Einreichungen, Genehmigungen, Ablehnungen, erzwungene Entscheidungen, Kommentare, Änderungen an Anhängen, Anhaltungen und Neuzuweisungen werden automatisch mit Zeitstempel, der Identität der handelnden Person und dem Organisationskontext erfasst. Diese Einträge können in der Anwendung nicht bearbeitet oder gelöscht werden, auch nicht von Administratoren. Die vollständige Historie ist im Verlauf jedes Dokuments und im Aktivitätsstrom der Organisation sichtbar, wo sie durchsucht und gefiltert werden kann.

Audit- und Genehmigungshistorien werden aufbewahrt, um Governance und Prüfung im Arbeitsbereich zu unterstützen — vorbehaltlich der Datenschutzerklärung von Beedux, des Kontostatus und der geltenden gesetzlichen Anforderungen. Wenn Ihre Organisation besondere Aufbewahrungs- oder Exportanforderungen hat, wenden Sie sich an das Beedux-Team.

Nein. Beedux unterstützt Governance mit Workflow-Kontrollen, rollenbasiertem Zugriff, Audit-Trails und Entscheidungsnachweisen, garantiert aber keine rechtliche oder regulatorische Konformität. Ihr Unternehmen bleibt für seine eigenen rechtlichen, regulatorischen und internen Compliance-Pflichten verantwortlich.

Beedux ist mit Blick auf Sicherheit, Prüfbarkeit und belastbare Governance-Kontrollen entwickelt. Formale Compliance-Zertifizierungen, einschließlich SOC 2, werden hier aufgeführt, sobald sie vorliegen.

Beedux veröffentlicht öffentliche Informationen zu Datenschutz und Sicherheit zur Einsicht. Für Anfragen zu Auftragsverarbeitungsverträgen, regionale Anforderungen oder Datenschutzfragen wenden Sie sich an [email protected]. Beedux unterstützt einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten, doch jeder Kunde bleibt für seine eigenen rechtlichen und regulatorischen Pflichten verantwortlich.

Die Plattform hat fünf integrierte Rollen mit jeweils eigenen Berechtigungen: - Kontoinhaber - Steuert die Governance des Arbeitsbereichs und Einstellungen auf Inhaberebene - Administrator - Verwaltet den laufenden Betrieb der Organisation, soweit erlaubt - Workflow-Manager - Gestaltet und verwaltet zugewiesene Workflows, soweit erlaubt, und bearbeitet die ihm zugewiesenen Genehmigungsschritte; sieht nur eigene und zugewiesene Anfragen - Auditor - Nur-Lese-Zugriff auf Dokumente, Workflows, Berichte und den Audit-Trail - Benutzer - Erstellt und reicht Anfragen in zugewiesenen Workflows ein Rollen werden je Organisation vergeben, sodass ein Teammitglied in jeder Organisation andere Zugriffsrechte haben kann. Der Kontoinhaber ergibt sich aus der Kontoinhaberschaft und ist im normalen Einladungsablauf nicht wählbar.

Die Mitgliedergrenzen ergeben sich aus dem Tarif Ihres Arbeitsbereichs — bis zu 10 Mitglieder bei Starter, 50 bei Business und 200 bei Professional. Organisationen innerhalb eines Arbeitsbereichs teilen sich dessen Mitgliedergrenze, und jedes Mitglied erhält je Organisation eine eigene Rollenzuweisung. Die aktuellen Grenzen sind auf der Preisseite aufgeführt.

Klicken Sie im Bereich „Mitglieder“ Ihres Organisations-Dashboards auf „Mitglied einladen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Weisen Sie eine Rolle zu, und die Person erhält eine E-Mail-Einladung mit einem sicheren Link zu Ihrer Organisation. Falls sie noch kein Konto hat, wird sie im Rahmen des Einstiegs aufgefordert, eines zu erstellen.

Ja. Ein einzelnes Nutzerkonto kann gleichzeitig Mitglied mehrerer Organisationen sein, jeweils mit einer anderen Rolle. Ein CFO kann zum Beispiel in der Hauptgesellschaft Inhaber sein, in einer Tochtergesellschaft Genehmiger und in einem Joint Venture Auditor — alles mit derselben Anmeldung.

Ihre Daten werden durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt: Verschlüsselung während der Übertragung, Verschlüsselung im Ruhezustand, soweit unsere Infrastrukturanbieter das unterstützen, rollenbasierte Zugriffssteuerung, damit nur berechtigte Personen bestimmte Daten sehen, sowie Audit-Protokollierung der Genehmigungsaktivität. Formale Sicherheitszertifizierungen werden hier aufgeführt, sobald sie vorliegen. Um ein Sicherheitsproblem zu melden, schreiben Sie an [email protected].

Die Daten werden in verschlüsselten PostgreSQL-Datenbanken auf unserer Cloud-Infrastruktur gespeichert. Regionale Optionen zur Datenhaltung sind geplant — wenden Sie sich an das Beedux-Team, wenn Ihre Organisation besondere Anforderungen an den Speicherort hat.

Das Beedux-Team unterstützt auf Anfrage bei Datenexporten — wenden Sie sich an den Support, um Ihre Dokumente, die Audit-Historie oder Ihre Workflow-Konfiguration zu exportieren. Ein Export in Selbstbedienung ist für die allgemeine Verfügbarkeit geplant.

Eine Kontoschließung in Selbstbedienung ist noch nicht verfügbar. Wenden Sie sich an das Beedux-Team; wir deaktivieren Ihren Arbeitsbereich und unterstützen Sie beim Datenexport — Ihre Daten werden nicht ohne Ihre vorherige Bestätigung gelöscht.